MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN


vIndikator:

1.Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas
2.Jumlah dan sumber diperhitungkan secara tepat untuk menyelesaikan pekerjaan
vTujuan Pembelajaran:
Setelah berdiskusi siswa dapat:
—Menjelaskan pengertian penggandaan
—Menjelaskan fungsi penggandaan
—Menyebutkan Jenis-jenis alat pengganda.
—Menyebutkan bagian-bagian dari jenis mesin pengganda
—Menjelaskan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda.
—Menjelaskan hal-hal yang harus diperhatikan untuk  memilih peralatan pengganda

vPengertian Penggandaan:
—Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan.
—Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen.
—Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.

vFungsi Penggandaan
1.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3.Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4.Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

vJenis-Jenis Alat Pengganda:
1.Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi denganmenggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
2.Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.
3.Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil, koreksilak

vMesin Foto Copy
—Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan.
—Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin foto copy, sebagai berikut :

vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vTutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vKaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vPapan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy

vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vTombol on–off (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.

vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vPapan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vKerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin
vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vPapan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

vBagian-Bagian Mesin Fotokopi
vBaki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5


vMesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :
vLembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy
vMesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni
vPapan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak

vMesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni
vPapan penyortir (sorter). Untuk memisah-Misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak
vMesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni
vPapan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4

vMesin foto copy kecil (Portable)
vMesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)
vMesin foto copy sedang (standar)
vMesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)
vMesin foto copy besar
vMesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis
vMesin Stensil
vMesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk  lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.
vAda 2 macam mesin stensil
vMesin stensil
vmanual
vMesin stensil manual
vdan elektrik
vCara perawatan mesin stensil
vSelalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain.
vDiletakkan pada tempat yang  kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.
vRol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).
vKain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin
vSetelah dibersihkan, pada bagian  yang berputar diberi minyak pelumas.
vMemilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai:
—Spesifikasi alat/mesin yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. dalam memilih peralatan pengganda dokumen, perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1.Jumlah salinan yang dibutuhkan
2.Jenis dan kualitas kertas yang digunakan
3.Perlu tidaknya penduplikasian warna
4.Mesin dipergunakan untuk pemakaian yang intensif atau yang biasa

vIndikator:

1.Dokumen digandakan dan dikumpulkan .
2.Dokumen digandakan sesuai standar untuk dipresentasikan
3.Penggandaan dijilid sesuai dengan spesifikasi
4.Pekerjaan diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan

vTujuan Pembelajaran:
Melalui pengamatan siswa dapat:
—Melakukan penggandaan dokumen sesuai petunjuk yang terdapat pada manual book
—Mengoperasikan mesin pengganda sesuai dengan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda.
—Melakukan penjilidan sesuai dengan spesifikasi
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vHidupkan mesin dengan menekan tombol ON
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vLetakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

vPengoperasian Mesin Foto Copy
vDengan menekan tombol pengatur hasil copy.

vPengoperasian Mesin Foto Copy
vTekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vTekan tombol cetak (start)
vPengoperasian Mesin Foto Copy
vJika sudah selesai tekan tombol OFF
vCara pengoperasian mesin stensil
1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbon atau tip-eks.
2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.
3. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.
4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra
kuat, tetapi denga normal hentakan saja sudah
cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.
vCara pengoperasian mesin stensil
5. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.
6. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau dengan pemotong stensil elektronik.
7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik.
vPenjilidan Dokumen:
vDalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples, dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.

vMesin binding manual
vPenggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat kemampuan menampung yang besar, karena penjilidan denganmesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan

vPenjilidan Dokumen:
—Mesin Jilid (Binding Machine)
  Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja, boolet, dan sebagainya. Berdasarkan jenisnya, mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu:
1.Mesin penjilid buku
2.Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring)
—Berdasarkan tenaga penggeraknya, mesin penjilid dibagi dua yaitu:
1.Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia)
2.Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik)

vCara kerja mesin binding adalah sebagai berikut :
1.Susun Dokumen yang akan dijilid sesuai nomor atau   Urutannya
2.Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis
3.Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi
4.Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi   plastik penjilid

vCara mempergunakan mesin penjilid :
1.Posisi gagang (handle) tegak lurus, kertas yang akan dijilid diratakan, penuntunan kertas diletakkan pada papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai menyentuh tepi bagian dalam (sekali melubangi 15 lembar).
2.Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan menekan gagang ke depan sampai kertas itu berlubang, kemudian posisi gagang dikembalikan tegak lurus.
3.Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan punggung di belakang.

vCara mempergunakan mesin penjilid :
4.Gagang didorong kearah belakang mesin secukupnya untuk membuka gigi rin plastik penjilid.
5.Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadap kedepan.
6.Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover dibawah dan gagang ditarik kembali pada posisi tegak lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup lagi.
7.Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai lepas.

vCara pemeliharaan mesin penjilid:
1.Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
2.Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan
3.As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

vIndikator:

1.Dokumen yang sudah lengkap dikirimkan kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
2.Dokumen asli disimpan di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya

vTujuan Pembelajaran:
Siswa dapat:
—Mengirim dokumen kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
—Menyimpan dokumen asli di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya
—

vProsedur Distribusi
vAda 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu Prosedur distribusi internal dan prosedur distribusi eksternal
vProsedur distribusi internal ditempuh melalui 9 kegiatan, yaitu :


va. Penerimaan
Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara :
1.Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2.Meneliti ketepatan alamat pengirim
3.Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya
4.Menandatangai bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah diterima
vb. Penyortiran
—Pekerjaan penyortiran meliputi 3 tugas ;
1.Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekertaris, karyawan dan surat-surat dinas lainnya
2.Mengolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas  penting dan surat dinas rahasia
3.Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebaginya. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang memeng berhak.


c.  Pembukaan sampul
d. Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran sebelum dicatat ke dalam agenda, terlebih dahulu harus  dibubuhkan stempel agenda atau mesin stempel (time stamps) pada ruang kosong. Setelah stempel agenda dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan kelengkapan surat yang meliputi :
—Apakah nomor surat sesuai dengan nomor amplop
—Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat sampul). Bila alamat pengirim tidak ada, satu kan surat dengan sampulnya
—Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu, sertakan surat yang dimaksud
—Apakah lampirannya sudah cocok


vDistribusi eksternal
vadalah suatu tata cara atau aturan yang menyebarluaskan dokumen dimana dilakukan di luar perusahaan atau organisasi.
vProses distribusi eksternal mencakup 5 macam kegiatan, yaitu :
a. Konsep dibuat oleh sekertaris/kepala tata usaha
b. Persyaratan dari konsep
Beberapa persyaratan dari konsep surat antara
lain sebagai berikut :
• Bersifat formal/dinas
• Objektif
• Ringkas dan jelas maksudnya
• Sopan dan ramah bahasanya
• Seragam dalam bentuknya
• Rapih dalam pengetikan


vPenyimpanan Dokumen
—Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan dokumen (sistem filing ), nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu :
a. Penyimpanan sistem abjad
b. Penyimpanan sistem tanggal
c. Penyimpanan sistem wilayah
d. Penyimpanan sistem subjek/pokok masalah
e. Penyimanan sistem nomor